Heiratsurkunde aus Schweden: Welches Papier die Urkunde ist – und welches am Schalter abgelehnt wird

Die Übersetzung ist der letzte Schritt, nicht der erste. Vorher müssen Sie wissen, ob das Papier in Ihrer Hand wirklich die Urkunde ist, die die Behörde verlangt. Wir gehen von einem echten Fall aus Schweden aus.

Der echte Fall: zwei „Heiratspapiere“ aus Schweden

Ein Kunde hat uns zwei Dokumente aus Schweden geschickt – überzeugt davon, die Heiratsurkunde zu besitzen, die nur noch übersetzt und mit einer Apostille versehen werden müsse. Die persönlichen Daten sind abgedeckt.

Die Schmuckurkunde von der Zeremonie

• Wonach es aussieht: nach einer amtlichen Urkunde – Stadtwappen, Stempel von Kommunstyrelsen, Unterschrift des Standesbeamten, sogar ein Vermerk auf Englisch, dass das Dokument echt sei.
• Was es ist: ein Andenken, das dem Brautpaar am Hochzeitstag überreicht wird. Die Gemeinde führt das Eheregister nicht – in Schweden führt es Skatteverket (die Steuerbehörde).
• Die Falle: Der Vermerk „Hereby confirms the accuracy…“ bestätigt die Unterschrift, nicht die Eintragung der Ehe. Eine Apostille ist das nicht.

Das Formular des Standesbeamten (SKV 7887)

• Wonach es aussieht: nach einer staatlichen Urkunde – Briefkopf von Skatteverket, Personennummern der Brautleute, Datum der Eheschließung.
• Was es ist: das Formular, das vor der Hochzeit ausgestellt wird, nach der Prüfung der Ehehindernisse (hindersprövning, datiert auf den 16.01.2023, gültig bis 16.05.2023). Der Standesbeamte füllt es von Hand aus und schickt es an Skatteverket – erst dann wird die Ehe eingetragen.
• Die Falle: Die gedruckten Angaben stammen aus dem Register, deshalb sieht das Formular wie ein Auszug aus. Es bestätigt aber nicht, dass die Eintragung erfolgt ist.

Der Kunde sucht im Internet nach „personbevis“ – und findet weitere Papiere

In Schweden gibt es keine „Heiratsurkunde“ wie in Moldau oder Rumänien. Es gibt Auszüge aus dem Bevölkerungsregister. Nur sind unter demselben Skatteverket-Briefkopf Dutzende Varianten im Umlauf, und die Muster im Internet sind fast durchweg die falschen.

Der allgemeine Auszug, aber alt und „ledig“ (SKV 7780)

• Was es ist: der vollständige Auszug aus dem Bevölkerungsregister – Adresse, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geburtsort.
• Warum es nicht geht: Der Familienstand lautet Ogift – ledig. Der Abschnitt über den Ehepartner fehlt. Das Exemplar stammt von 2011, und Seite 2 – die mit Stempel und Unterschrift – fehlt.
• Die Lehre: Der Auszug muss frisch bestellt werden, mit „Civilstånd: Gift“, mit den Angaben zum Ehepartner und mit Stempel.

Das Muster von der Skatteverket-Website

• Was es ist: ein Anschauungsbeispiel – „Max Test“, „Testgatan 28“, nicht existierende Personennummer 190000-1000.
• Warum es nicht geht: Der Zweck lautet „Adress“ – gezeigt wird nur der Wohnsitz. Eine Angabe zum Familienstand gibt es nicht.

Derselbe Typ, aus dem Online-Konto ausgedruckt

• Was es ist: ein echtes personbevis, aber aus dem E-Dienst von Skatteverket heruntergeladen und zu Hause ausgedruckt.
• Warum es nicht geht: Es zeigt nur die Adresse. Und der Vermerk SLUT PÅ UTSKRIFT („Ende der Auflistung“) verrät den eigenen Ausdruck ohne Stempel und Unterschrift – darauf bringt der Notar keine Apostille an.

„Registerutdrag“ – aber aus dem Steuerregister

• Was es ist: ein Auszug aus dem Steuerregister eines Unternehmers (Muster: „Robinsson, Robin, Gatan 20, Staden“) – F-skatt-Status, Umsatzsteuernummer, Tätigkeit, Geschäftsjahr.
• Die Falle: Das Wort Registerutdrag bedeutet lediglich „Registerauszug“. Es kommt darauf an, aus welchem Register. Dieses hier hat mit dem Personenstand nichts zu tun.

Der Auszug über die Eheschließung (SKV 7693) – das ist die Urkunde

• Woran Sie ihn erkennen: zweisprachiger Titel „Registerutdrag / Extract of the population register“, Abschnitt „Vigsel mellan / Marriage between“, je ein Block für jeden Ehepartner mit dem Datum der Eheschließung, Unterschrift eines namentlich genannten Beamten, runder Stempel von Skatteverket und Aktenzeichen (Diarienummer).
• Was dann folgt: Apostille bei einem notarius publicus in Schweden, danach beglaubigte Übersetzung ins Rumänische.

Kurz gefasst: Schweden

Bestellt wird über Skatteverket (Kontaktformular oder Telefon 0771-567 567): Verlangen Sie das Papierexemplar „med stämpel och underskrift“, nicht das PDF aus dem Online-Konto.

Dieselben Fallen, in ganz Europa

Die Kurzfassung ohne Fotos finden Sie im Artikel Das falsche Dokument: Warum Moldau EU-Urkunden ablehnt.

1. Das Souvenir, das für die Urkunde gehalten wird

Livret de famille und trouwboekje sind keine Personenstandsurkunden; sie können nicht mit einer Apostille versehen werden.

2. Der Kurzauszug statt des vollständigen Auszugs

• Polen: odpis skrócony gegenüber odpis zupełny. Für eine Namensänderung oder die Staatsbürgerschaft wird die vollständige Fassung verlangt.
• Spanien: certificado en extracto gegenüber certificado literal, das den Eintrag samt Randvermerken wiedergibt.
• Italien: certificato, estratto per riassunto und copia integrale dell'atto. Scheidungen und Namensänderungen erscheinen nur in der copia integrale.
• Schweden: personbevis „Adress“ statt „Utdrag om folkbokföringsuppgifter – 120“ – genau wie bei den Mustern oben.

3. Das zu Hause ausgedruckte Dokument

Die nordischen Länder, Estland und die Niederlande haben auf Online-Dienste umgestellt. Das heruntergeladene und ausgedruckte PDF trägt weder Originalstempel noch Unterschrift, deshalb bringt der Notar keine Apostille an. Daran erkennen Sie es: QR-Code anstelle des Stempels, Vermerke wie „Ende der Auflistung“, kein Name des Beamten.

4. Das Formular für den internen Gebrauch

Das sind Papiere, die eine Behörde ausstellt oder entgegennimmt – mit Briefkopf und manchmal mit Stempel, aber gedacht für den internen Gebrauch der Verwaltung des jeweiligen Landes. Sie sehen aus wie eine Urkunde, belegen die Eheschließung aber nicht – und landen trotzdem anstelle der Heiratsurkunde bei uns:

• Schweden: SKV 7887 – das Formular, mit dem der Trauende die Eheschließung an Skatteverket meldet (der Fall oben). Es zeigt, dass die Meldung abgeschickt wurde, nicht, dass die Eheleute eingetragen sind. Die richtige Urkunde ist Registerutdrag – vigsel.
• Deutschland: Meldebescheinigung – die Wohnsitzbescheinigung vom Bürgeramt. Sie bestätigt die Adresse, unter der Sie gemeldet sind, nicht die Ehe. Die richtige Urkunde ist die Eheurkunde vom Standesamt.
• Italien: autocertificazione – eine Eigenerklärung, in der Sie selbst angeben, verheiratet zu sein. In Italien ersetzt sie gegenüber der Verwaltung die Urkunde, außerhalb Italiens ist sie wertlos. Die richtige Urkunde ist der estratto per riassunto oder die copia integrale dell'atto di matrimonio.
• Finnland: die Bescheinigung über die Prüfung der Ehehindernisse. Sie wird vor der Hochzeit ausgestellt und zeigt nur, dass Sie heiraten dürfen, nicht, dass Sie geheiratet haben. Die richtige Urkunde ist der Auszug aus dem Bevölkerungsregister, in dem die Ehe eingetragen ist.

5. Kirchliche Dokumente

Die Bescheinigung über die kirchliche Trauung oder der Taufschein ersetzt keine Personenstandsurkunde. Eine teilweise Ausnahme: In Dänemark und Norwegen werden manche zivilen Bescheinigungen aus historischen Gründen über das Pfarramt ausgestellt – diese sind gültig.

6. Der mehrsprachige Auszug: zwei verschiedene Systeme

CIEC-Übereinkommen Nr. 16 (Wien, 1976). Der mehrsprachige Auszug wird in der Republik Moldau ohne Apostille und ohne Übersetzung anerkannt. Ausgestellt wird er in Österreich, Belgien, Bosnien und Herzegowina, Bulgarien, Cabo Verde, Kroatien, Estland, Deutschland, Frankreich, Italien, Litauen, Luxemburg, Montenegro, den Niederlanden, Nordmazedonien, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien, Slowenien, Spanien, der Türkei und der Schweiz.

Verordnung (EU) 2016/1191. Das mehrsprachige Standardformular ist lediglich eine erläuternde Anlage zur nationalen Urkunde und funktioniert nur zwischen den EU-Staaten. Für Moldau hat es keine Wirkung.

Schweden, Dänemark, Finnland und Irland stellen keine Auszüge nach dem CIEC-Übereinkommen Nr. 16 aus.

7. Die Apostille wird in jedem Land an anderer Stelle erteilt

• Schweden: notarius publicus – nicht Skatteverket, nicht das Außenministerium.
• Finnland: direkt die Behörde für das Bevölkerungsregister (DVV).
• Italien: Prefettura für Personenstandsurkunden, Procura della Repubblica für gerichtliche und notarielle Urkunden.
• Deutschland: je nach Bundesland – Landgericht, Regierungspräsidium oder Bezirksregierung.
• Frankreich: seit dem 1. Mai 2025 die Notare, über die 15 Zentren der regionalen Notarräte oder überregionalen Notarkammern (Conseils régionaux des notaires), vor allem in elektronischer Form. Die Staatsanwaltschaften bei den Berufungsgerichten stellen keine Apostillen mehr aus.
• Niederlande: jede rechtbank.
• Spanien: das Justizministerium oder das Obergericht der jeweiligen autonomen Gemeinschaft.

8. Die Apostille, die gar nicht nötig war

Die moldauische Agentur für öffentliche Dienstleistungen (Agenția Servicii Publice) erkennt ausländische Urkunden auf vier Grundlagen an, und nur eine davon verlangt eine Apostille:

• mehrsprachige Auszüge nach dem CIEC-Übereinkommen Nr. 16 – ohne Apostille;
• Urkunden aus den Staaten des Minsker Übereinkommens (1993) – ohne Apostille;
• Urkunden aus der Ukraine, Russland, Rumänien, Aserbaidschan, Bosnien und Herzegowina, Lettland, Litauen, der Türkei, Tschechien, Ungarn und der Slowakei, aufgrund bilateraler Verträge – ohne Apostille;
• Urkunden aus den übrigen Staaten des Haager Übereinkommens (einschließlich Schweden) – mit Apostille.

Die Urkunde wird im Original oder als notariell beglaubigte Kopie eingereicht, zusammen mit einer Übersetzung ins Rumänische. Ist eine Apostille nötig, muss sie auf der ausländischen Urkunde selbst angebracht sein.

Wenn die Unterlagen nach Rumänien gehen

Die Fallen bei der Art des Dokuments bleiben dieselben: Die Schmuckurkunde der Gemeinde oder das Formular SKV 7887 werden auch in den Rathäusern in Rumänien abgelehnt. Es kommen aber drei weitere hinzu:

• Die Nachbeurkundung ist Pflicht. Die ausländische Urkunde eines rumänischen Staatsbürgers hat in Rumänien erst Beweiskraft, nachdem sie in die rumänischen Register übertragen wurde – innerhalb von 6 Monaten nach der Rückkehr oder nach Erhalt der Urkunde. Ohne sie lassen sich weder Personalausweis noch Reisepass erneuern.
• Die Apostille, aus Gewohnheit verlangt. Zwischen EU-Staaten befreit die Verordnung 2016/1191 Personenstandsurkunden von der Apostille. Viele Rathäuser verlangen sie für Urkunden aus Schweden trotzdem, weil Schweden keine Auszüge nach dem CIEC-Übereinkommen Nr. 16 ausstellt. Das sollte man vorher klären, nicht erst am Schalter.
• Der Name nach der Eheschließung. Der schwedische Auszug zeigt nicht, welchen Namen die Ehepartner nach der Eheschließung führen, deshalb verlangt das Rathaus eine notarielle Erklärung der Ehepartner. Wird sie im Ausland abgegeben, braucht auch sie Apostille und Übersetzung.

Die gute Nachricht: Die notariell beglaubigte Übersetzung kann je nach Fall durch das mehrsprachige EU-Standardformular ersetzt werden, das Skatteverket auf Antrag ausstellt.

Was wir konkret tun

1. Wir prüfen, ob das Dokument die verlangte Urkunde ist – oder ein Souvenir, ein internes Formular, eine Kurzfassung oder ein Ausdruck ohne Stempel.
2. Wir sagen Ihnen genau, welche Urkunde Sie bestellen sollen, bei welcher Behörde und mit welchen Vermerken.
3. Wir prüfen, ob das Ausstellungsland einen mehrsprachigen Auszug ausstellt oder ob ein Vertrag besteht – und sagen Ihnen offen, wenn Sie keine Apostille oder keine Übersetzung brauchen.
4. Wir sagen Ihnen, wo die Apostille im jeweiligen Land erteilt wird und in welcher Reihenfolge die Schritte zu durchlaufen sind.
5. Erst dann übersetzen wir – die richtige Urkunde, ein einziges Mal.