Не тот документ: почему многие бумаги, привезённые из ЕС, не принимают в Молдове

Недавно клиент прислал нам две бумаги, привезённые из Швеции: красивое декоративное свидетельство с гербом города Эскильстуна и подписью сотрудника, регистрировавшего брак, и бланк с шапкой Skatteverket, частично заполненный от руки. Он был уверен, что свидетельство о браке у него на руках.

Его не было. Первый документ — памятный сувенир с церемонии, не имеющий юридической силы. Второй — внутренний бланк, которым регистратор сообщает о браке в налоговое ведомство: по сути, заявление о регистрации, а не подтверждение того, что регистрация состоялась. Документ, который был нужен на самом деле, называется Registerutdrag, vigsel — форма SKV 7693, двуязычная, на шведском и английском, с круглой печатью Skatteverket.

Если бы он сразу отправил бумаги на перевод и апостиль, он бы заплатил, подождал — и получил отказ в окошке в Кишинёве.

Это не исключение. Это закономерность. Ниже — ловушки, с которыми мы сталкиваемся чаще всего.

Шведский случай по шагам, с фотографиями отклонённых документов и правильного: Свидетельство о браке из Швеции — какой документ примут.

1. Сувенир, который приняли за документ

Самая частая ошибка. Нарядная книжечка или диплом, которые вручают прямо в день события, — и никто не предупреждает, что это всего лишь символический подарок.

2. Краткая выписка вместо полной

Краткий вариант стоит дешевле, и получить его быстрее. Проблема возникает тогда, когда ведомство требует полную версию.

• Польша: odpis skrócony и odpis zupełny. Для смены фамилии или восстановления гражданства нужен именно полный.
• Испания: certificado en extracto и certificado literal. Для Молдовы всегда требуется вариант literal, который воспроизводит текст акта вместе с отметками на полях.
• Италия: certificato di matrimonio, estratto per riassunto и copia integrale dell'atto. Если были разводы или смена фамилии, отметки о них есть только в copia integrale.
• Швеция: personbevis с целью «Adress» вместо «Utdrag om folkbokföringsuppgifter – 120».

Дело не в цене. Дело в том, что именно увидит на бумаге чиновник в Молдове.

3. Документ, распечатанный дома

Страны Северной Европы, Эстония и Нидерланды массово перешли на электронные услуги. Человек заходит в личный кабинет, скачивает PDF, распечатывает его — и удивляется, когда нотариус отказывается проставить апостиль.

Признаки такого документа: QR-код вместо печати, пометки вроде «конец распечатки», отсутствие имени сотрудника, который его выдал. Для использования за рубежом нужен бумажный экземпляр, который заказывают отдельно, — с мокрой печатью и подписью.

4. Бланк для внутреннего пользования

Это бумаги, которые выдаёт или принимает ведомство: на них есть шапка, иногда и печать, но сделаны они для внутреннего оборота администрации своей страны. Выглядят как документ, а брак не подтверждают — и всё же их приносят нам вместо свидетельства о браке:

• Германия: Meldebescheinigung — справка о регистрации по месту жительства из Bürgeramt. Подтверждает адрес, по которому вы зарегистрированы, а не брак. Нужный документ — Eheurkunde из Standesamt.
• Италия: autocertificazione — заявление под собственную ответственность, в котором вы сами пишете, что состоите в браке. В Италии оно заменяет свидетельство перед органами власти, за её пределами силы не имеет. Нужный документ — estratto per riassunto или copia integrale dell'atto di matrimonio.
• Финляндия: справка о проверке препятствий к заключению брака. Её выдают до свадьбы, и она показывает лишь, что вы вправе вступить в брак, а не что вступили. Нужный документ — выписка из реестра населения, где брак уже указан.

5. Церковные документы

В Дании и Норвегии учёт населения исторически вели приходы, и некоторые справки до сих пор выдаются через приходскую канцелярию. Такие справки действительны. А вот свидетельства о венчании недействительны — так же как и свидетельства о крещении из католических стран.

6. Два совершенно разных многоязычных формуляра

Именно здесь люди теряют больше всего денег — и совершенно напрасно.

Конвенция CIEC № 16 (Вена, 1976)

Республика Молдова присоединилась к ней Законом № 4-XVI от 7 февраля 2008 года. Многоязычная выписка, выданная на основании этой конвенции, признаётся без апостиля и без перевода и используется на тех же условиях, что и национальное свидетельство о регистрации акта гражданского состояния.

Государства-участники, важные для нашей диаспоры: Германия, Франция, Италия, Испания, Португалия, Нидерланды, Бельгия, Люксембург, Австрия, Польша, Литва, Эстония, Хорватия, Словения, Болгария, Румыния, Сербия, Турция, Швейцария.

Регламент ЕС 2016/1191

Логика здесь совсем другая: стандартный многоязычный формуляр — лишь пояснительное приложение к национальному документу. Он его не заменяет и работает исключительно внутри Европейского союза. Для Молдовы он не имеет никакой силы.

7. Орган, который ставит апостиль, в каждой стране свой

Обратились не туда — потеряли неделю:

Как апостиль работает в целом, мы объяснили в руководстве Гаагский апостиль; о странах, не входящих в Гаагскую конвенцию, читайте в статье консульская легализация или апостиль.

8. Апостиль поставлен не на тот экземпляр

Случается, что апостиль оказывается на нотариально заверенной копии, а не на оригинале. Когда речь идёт об актах гражданского состояния, Молдова и Румыния часто отклоняют такой вариант.

Что конкретно делаем мы

Перевод — последний этап, а не первый. До него мы проверяем:

• действительно ли документ, который у вас на руках, — это тот самый требуемый акт, а не сувенир, внутренний бланк или сокращённый вариант;
• выдаёт ли страна происхождения многоязычную выписку — в этом случае мы прямо скажем вам, что наши услуги перевода для этого документа не нужны;
• где именно в этой стране проставляется апостиль;
• в каком порядке проходить этапы, чтобы пакет документов не отклонили.

Пришлите нам фотографию документа. В тот же день мы скажем, тот ли это акт и какие шаги дальше. Проверка бесплатна — нам важнее перевести вам нужный документ, чем выставить счёт за бесполезный.